Tutorial Akses: Asas-asas yang dijelaskan
Adakah anda ingin mencipta pangkalan data dengan Access untuk kali pertama? Dalam tutorial ini, kami menerangkan asas dan terma yang paling penting dari Access Version 2010.
Struktur pangkalan data Akses
Selain jadual, pertanyaan, borang, laporan, makro dan modul digunakan dalam Akses.
- Semua data pada awalnya dianjurkan dalam jadual. Jadual boleh mengandungi alamat atau maklumat artikel, sebagai contoh. Data disimpan dalam lajur dan baris.
- Baris dipanggil rekod dan lajur dipanggil bidang.
- Dengan pertanyaan anda boleh menapis, menggabungkan atau mengira data yang terdapat dalam jadual. Untuk tujuan ini, pelbagai jadual disambungkan kepada satu sama lain melalui hubungan jika perlu.
- Data dimasukkan oleh pengguna masing-masing dalam bentuk. Data juga boleh dilihat dalam borang. Anda boleh mempunyai output keputusan pertanyaan dalam bentuk.
- Laporan serupa dengan bentuk dan digunakan untuk percetakan.
- Macros digunakan untuk mengautomasikan proses kerja. Beberapa tindakan, seperti arahan menu, boleh dijalankan secara automatik satu demi satu.
- Dalam modul, anda boleh menyimpan fungsi dan prosedur yang telah anda memprogramkan diri menggunakan VBA.
Reka bentuk pangkalan data Akses
Pangkalan data bermula di kepala anda. Adalah penting untuk menentukan struktur terlebih dahulu.
- Fikirkan data yang mana (contohnya artikel, pesanan, maklumat pelanggan) harus mengandungi pangkalan data anda.
- Bahagikan pelbagai tarikh menjadi topik. Setiap topik kemudian direkodkan dalam jadual berasingan.
- Tentukan apa maklumat yang perlu disimpan dalam setiap jadual. Dalam jadual dengan artikel, sebagai contoh, anda memerlukan nama artikel, nombor artikel dan harga sebagai tajuk lajur.
- Untuk mengelakkan rekod data pendua, mentakrifkan kunci utama yang dipanggil. Ini memastikan bahawa data berlebihan tidak boleh timbul. Untuk artikel, nombor artikel akan menjadi kunci utama.
- Tentukan hubungan antara jadual individu. Untuk membuat pertanyaan dari jadual lain kemudian, jadual mesti dihubungkan. Apabila memesan, sebagai contoh, nombor artikel juga direkodkan. Jadi hubungan antara jadual Item dan jadual Pesanan akan menjadi medan nombor Item.
Pandangan dalam pangkalan data Akses
Anda sentiasa mempunyai sekurang-kurangnya dua jenis pandangan yang berbeza untuk setiap objek.
- Dalam pandangan Reka bentuk, anda menentukan medan mana yang hendak digunakan dan tetapkan pilihan. Anda bentuk pandangan dalam bentuk dan laporan.
- Pandangan helaian data menunjukkan kandungan jadual dan hasil pertanyaan.
- Untuk bentuk dan laporan, data dipaparkan dalam bentuk atau paparan laporan.
Buat pangkalan data Akses mudah pertama
Permulaan setiap pangkalan data adalah jadual.
- Dari menu Build, navigasi ke butang Design Table.
- Masukkan nama medan dalam lajur "Nama medan". Namakan medan, mis. Nama artikel, nombor artikel, dll.
- Kemudian anda menentukan jenis data. Dalam kes nama artikel, bidang teks adalah pilihan yang baik. Akses menyediakan anda pilihan di sini.
- Jika anda menukar ke paparan helaian data, anda boleh memasukkan data ujian.
- Jika anda telah membuat beberapa jadual, kini menentukan hubungan antara jadual. Untuk melakukan ini, pilih butang "Hubungan" dalam tab "Alat pangkalan data".
- Dengan tetikus anda boleh melukis garis di antara medan.
- Untuk memaparkan data yang ditapis dalam bentuk atau laporan, pilih "Reka Bentuk Rekaan" di tab "Buat". Tambah satu atau lebih jadual dari mana anda mahu menggunakan medan dengan mengklik.
- Pilih medan yang ingin anda gunakan daripada jadual. Sama ada seret medan dari senarai ke ruang kosong atau klik dua kali entri dalam senarai.
- Jika anda menggunakan beberapa jadual, pastikan anda telah menentukan hubungan dengan betul.
- Simpan jadual.
- Untuk membuat borang, pergi ke tab "Buat" dan pilih "Borang Reka Bentuk".
- Kemudian klik pada "Tambah medan sedia ada" dalam kumpulan "Alat". Sekarang pilih medan dari jadual atau pertanyaan yang baru anda buat dan letakkannya dalam draf.
- Anda kini telah membuat pangkalan data mudah pertama anda dalam Akses.
Dalam hujung praktikal seterusnya, anda akan membaca cara menjalankan pertanyaan crosstab di Access.