Excel: Benarkan hanya nilai tertentu - bagaimana ia berfungsi
Dengan pengesahan data, anda hanya boleh membenarkan nilai-nilai tertentu dalam sel dalam Excel. Ini bermakna bahawa anda dengan serta-merta memastikan penyertaan yang salah tidak boleh dibuat di tempat pertama. Ini amat berguna apabila lebih daripada satu orang sedang mengedit fail tersebut.
Benarkan sahaja nilai tertentu dalam Excel
Arahan berikut berfungsi dengan semua versi dari Excel 2007.
- Pilih sel atau kawasan yang akan ditandakan semasa anda menaip.
- Dalam bar menu atau reben, navigasi ke Data> Tinjauan Data> Tinjauan Data.
- Di tetingkap seterusnya anda menentukan kriteria yang sepadan untuk semakan kesahihan dalam tab "Tetapan".
- Dalam medan "Benarkan", anda boleh memilih antara "Integer", "Decimal", "List", "Date", "Time", "Panjang teks" dan "Ditentukan pengguna". Mana-mana nilai dibenarkan di sini sebagai standard.
- Bergantung pada pemilihan, anda mempunyai pilihan di bawah Data untuk menyekat nilai-nilai yang lebih tepat. Sebagai contoh, anda hanya boleh membenarkan kemasukan tarikh antara 01/01/2017 dan 31/12/2017.
- Sekiranya anda ingin menentukan nilai tetap dengan serta-merta, pilih "Senarai".
- Masukkan nilai yang dikehendaki dipisahkan dengan titik koma.
- Jika penyertaan sudah ada dalam jadual, klik butang dalam medan "Sumber", pergi ke helaian yang sepadan dalam buku kerja, tandakan kawasan yang berkaitan dan sahkan pemilihan dengan "Enter".
- Anda kemudian akan melihat anak panah drop-down di sebelah medan cek data yang diberikan. Sekarang nilai boleh dipilih dari senarai.
- Di samping itu, tentukan bagaimana sel-sel kosong perlu dirawat semasa cek dengan sama ada mengaktifkan atau menyahaktifkan kotak semak "Abaikan sel kosong".
- Untuk memadam semakan data, pilih sel yang tidak lagi diperiksa. Navigasi ke Data> Tinjauan Data> Tinjauan Data dan kemudian klik butang "Clear All".
Masukkan mesej input dan ralat untuk pemeriksaan data
Anda boleh memberi pengguna maklumat fail tentang format yang diharapkan dan maklumat tentang entri tidak sah. Untuk melakukan ini, masukkan teks yang sesuai untuk setiap semakan sah.
- Di bawah pemeriksaan Data, anda akan menemui "Mesej input" dan "Mesej ralat" sebagai tambahan kepada tab "Tetapan".
- Semak "Tunjukkan mesej input apabila baris dipilih".
- Masukkan tajuk dan mesej penjelasan. Sebaik sahaja kursor berada dalam sel yang berkaitan, pengguna akan dipaparkan maklumat ini sebagai pop timbul.
- Lakukan perkara yang sama untuk mesej ralat.
- Sekiranya nilai yang tidak dibenarkan telah dimasukkan, maklumat ini dipaparkan. Nilai yang salah tidak diterima pakai dan pengguna perlu membuat kemasukan yang betul.
- Jika nilai yang betul telah dimasukkan, mesej ini tidak dipaparkan dengan sewajarnya.
Sekiranya data tidak boleh ditulis ganti, anda boleh mengunci dan melindungi sel dalam Excel. Anda boleh membaca bagaimana untuk melakukannya dalam hujung praktikal seterusnya.