Buat surat borang dengan Excel dan Word
Anda juga boleh membuat sumber data untuk gabungan surat Word dari spreadsheet Excel. Buat fail Excel seperti biasa dan isikan dengan data. Kami menerangkan langkah-langkah selanjutnya dalam hujung praktikal ini menggunakan contoh.
Mel bergabung dengan Excel sebagai sumber data
Sebagai contoh, mula-mula buat fail Excel mengikut grafik. Kemudian mulakan Word dan ikut arahan di bawah.
- Pergi ke tab "PERKHIDMATAN" dalam Word.
- Klik pada "Pilih penerima" dan kemudian pada "Gunakan senarai sedia ada".
- Dalam tetingkap dialog seterusnya, pilih fail Excel yang baru anda buat dan sahkan dengan mengklik "Terbuka".
- Dalam tetingkap seterusnya anda perlu memilih jadual dalam fail Excel di mana data tersedia. Dalam kes ini, ini akan menjadi Jadual 1. Semak "Siri data pertama mengandungi tajuk lajur" dan klik "OK".
Masukkan medan gabungan mel
Oleh kerana anda mengesahkan dialog sebelumnya dengan "OK", anda telah menggunakan Excel sebagai sumber data. Untuk menunjukkan ini, tambah medan gabungan mel ke gabungan mel anda seperti berikut.
- Kembali ke tab "PERKHIDMATAN" dan klik pada "Sisipkan Medan Gabungan". Penyertaan dalam senarai jatuh turun sesuai dengan tajuk lajur dalam fail Excel anda.
- Sertakan blok alamat kecil dengan terlebih dahulu memasukkan bidang gabungan mel "nama pertama", kemudian "nama belakang" dan kemudian "alamat".
- Sekarang klik sekali lagi pada tab "SHOWINGS" pada "Hasil pratonton".
Kata sekarang menunjukkan entri pertama dalam fail Excel. Untuk orang kedua, klik pada anak panah biru yang menunjuk ke kanan di sebelah kanan butang "Hasil pratonton". Dengan anak panah ini, anda boleh melewati semua penerima yang telah dibaca oleh Word dari fail Excel. Ini mempunyai kelebihan bahawa anda mempunyai surat dan susun atur dengan jelas dan seragam pada halaman Word. Ini bermakna bahawa sebarang perubahan segera digunakan untuk semua penerima. Jika penerima baru ditambah, anda boleh menambahnya ke fail Excel dan mereka sudah sedia ada dalam surat borang anda.
Arahan ini digunakan untuk Outlook 2010/2013. Anda boleh menemui petua mengenai pemformatan bersyarat di Excel di sini.